Det bör vara lätt och smidigt att boka ett mötesrum. Trots dessa envisas många företag med att hålla sig med system som är gammalmodiga och som i många fall inte fungerar så bra. Men det finns rumsbokningssystem som är moderna och som under lättar processen.
Att boka ett mötesrum ska vara enkelt. Men ute på arbetsplatserna runt om i Sverige stämmer inte det överens med verkligheten. Det finns fortfarande företag som har system som stammar från tiden innan världen blev digital. Papper och penna är fortfarande en realitet för många. För andra så har steget tagits mot en digitalisering men systemen man arbetar i är inte optimerade för dagens arbetsliv.
Behöver inte vara så
Det finns dock rumsbokningssystem som fungerar på ett smidigt sätt, med funktioner man längtat efter och som dessutom sparar tid. Det finns alltså moderna system som underlättar vardagen för de som ska använda dem. Med ett modernt rumsbokningssystem så kan man dels boka vart man än är. Man behöver inte vara på jobbet för att boka ett mötesrum.
Man kan, i och med att ett modernt rumsbokningssystem är molnbaserat, boka ett mötesrum även om man jobbar på distans. Man kan även välja om man vill lägga till catering eller inte. Men de riktigt smarta funktionerna är att man ser i systemet om de tänkta mötesdeltagarna har möjlighet att komma. Man anpassar okningen efter hur de övrigas schema ser ut.
Detta istället för att få en massa avbokningar efter hand och behöva lägga tid på att hitta ett nytt datum. En annan smart funktion är att i anslutning till varje mötesrum så sitter en touch screen med information om bokningen, det går även att genomföra bokningen där. När man kommer till mötet bekräftar man att mötet är igång. Görs inte detta inom en viss tidperiod så bokas rummet av och någon annan kan utnyttja det.
Påverkar humöret
En av de mest uppskattade funktionerna är nog hur ett sådant rumsbokningssystem eliminerar dubbelbokningar och felbokningar. Det påverkar i sin tur de anställdas humör. Hur irriterande är det inte att komma till ett rum man bokat, så är där redan ett möte?